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Novidade
10/02/2012 – Alterado o modo de estruturar a Visão global de
processos
Com propósito de tornar mais dinâmico, o modo
de construção foi alterado.
08/02/2012 – Atualizado os processos da Diretoria de Pesquisa.
O objetivo foi refletir as novas designações e
atividades conforme modelo rela de trabalho.
02/01/2011 – Treinamento em Gerenciamento de Processos faz parte do
Programa de Capacitação de Servidores (CDS) desenvolvido pela
Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas (CDP - Reitoria).
A Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas
(CDP), incluiu em seu programa de treinamento o curso de Gerenciamento
de Processos que em uma de suas abordagens visa capacitar o servidor a
utilizar a metodologia BPMN (Business Process Modeling Notation -
Modelagem com notação para processos de negócios) que tem como
finalidade principal a realização do mapeamento das atividades
desenvolvidas pelo servidor em seu ambiente de trabalho, objetivando
sugestões de melhorias do trâmite interno dos processos administrativos,
através da produção de um fluxograma de fácil analise e manipulação, que
fornece aos interessados uma noção exata dos pontos críticos e falhos de
todos os processos de trabalho examinados.
Para maiores informações sobre o Programa de Capacitação de Servidores
(CDS) desenvolvido pela Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas (CDP),
acesse o site - http://pse.ifes.edu.br/cds/site/
20/05/2010 - O CEAD (Centro de Ensino a Distância) do Ifes modelando
e documentando seus procedimentos administrativos utilizando a técnica
do BPMN.
O Centro de Ensino a Distância do Ifes (CEAD-Ifes)
está realizando trabalhos de modelagem e
documentação de todos os seus procedimentos administrativos. Estas ações
visam a criação de uma fonte de consulta para os interessados e um meio
de eliminar possíveis disfunções burocráticas que possam ocorrer no
curso de um procedimento administrativo.
25/03/2010 - Comitê de Ética em Pesquisa do Ifes
analisa e reafirma apoio a procedimentos
de documentação de processos através do BPMN (Business Process Modeling
Notation - Modelagem com notação para processos de negócios).
Em reunião realizada no final do mês de
fevereiro, o secretário executivo do comitê de ética em pesquisa
apresentou aos membros o primeiro processo modelado baseado na
técnica do BPMN. O secretário ainda enfatizou a importância da
documentação dos processos que além de descentralizar o conhecimento,
preservando a memória organizacional é um meio de se propiciar um
ambiente de debate permanente para a melhoria contínua dos procedimentos
administrativos.
Encontra-se disponível
aqui para
consulta, o processo modelado de tramitação interna do protocolo de
pesquisa no CEP-Ifes, contendo toda documentação necessária para
abertura do protocolo e seu trâmite interno para a devida apreciação e
parecer dos membros relatores.
09/02/2010 - O CEP-Ifes (Comitê de Ética em Pesquisa do Ifes)
baseando a estruturação de suas atividades administrativas na
metodologia do BPM.
O CEP-Ifes tem como sua principal atribuição defender os interesses dos sujeitos participantes da
pesquisa em seres humanos respeitando sua integridade e dignidade e
contribuindo para o desenvolvimento da pesquisa dentro de padrões
éticos. O CEP-Ifes recebe todo Projeto de Pesquisa que envolva seres
humanos, seja qual for a área de conhecimento, o tipo de curso
(tecnólogo, graduação, especialização, mestrado, etc.), o perfil do
pesquisador (por ex., alunos ou professores), ou o tipo de trabalho (TCC,
artigo científico, monografia, dissertação, etc.), atuando em
conformidade com a Resolução CNS nº 196, de 10 de outubro de 1996 e
legislação correlata. Desta forma, o CEP analisa apenas os aspectos
éticos da pesquisa, considerando que a qualidade dos aspectos
científicos e metodológicos pode relacionar-se com aspectos éticos.
Verificando-se a importância e complexidade dos trabalhos desenvolvidos
pelo CEP-Ifes, a equipe de Gerenciamento de Processos vem auxiliando na
estruturação de suas atividades administrativas, baseando-se na
metodologia do BPM que busca gerir os negócios da instituição, por meio
de um conjunto de práticas de gerenciamento de processos que os tornam
mais eficazes, eficientes e alinhados com os objetivos estratégicos da
organização.
A modelagem dos processos administrativos, indicando todos os
procedimentos para o envio de projetos para apreciação do Comitê de
Ética em Pesquisa estarão disponíveis em breve para consulta
aqui
pelos interessados e no site do Comitê de Ética em Pesquisa no seguinte
endereço:
http://www.cefetes.br/pse/prppg/comites/camaras_comites_comissoes/comite_de_etica_em_pesquisa.htm
06/01/2010 - Equipe de Gerenciamento de Processos em fase de
conversão dos procedimentos administrativos modelados pela CDP
(Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas - Reitoria) para o padrão BPMN
(Business Process Modeling Notation - Modelagem com notação para
processos de negócios).
A CDP (Coordenadoria de Desenvolvimento
de Pessoas - Reitoria) modelou seus procedimentos administrativos como
forma de orientar a todos aqueles que necessitam de algum serviço desta
coordenadoria, informando todo o trâmite das atividades ao solicitante,
facilitando desta forma a comunicação entre o setor e seus usuários
evitando assim erros e posteriores retrabalhos.
A equipe de Gerenciamento de Processo está convertendo todos esses
processos já modelados pela CDP com o objetivo de substituí-los para o
padrão adotado pela instituição o BPMN (Business Process Modeling
Notation - Modelagem com notação para processos de negócios) permitindo
desta forma a especificação dos fluxos num nível de detalhamento próximo
da complexidade do ambiente real. Estas ações visam também uma melhor
comunicação entre os especialistas, analistas e usuários e
principalmente uma simplificação visual dos procedimentos
administrativos para análises, objetivando melhorias a serem realizadas
nos processos tornando-os cada vez mais ágeis e simples.
17/12/2009
- Procedimentos administrativos do CRA (Coordenadoria de Registros
Acadêmicos) do Campus Serra em fase de modelagem (As Is).
A equipe de gerenciamento de processos que
atua no Campus Serra iniciou as atividades de modelagem dos
procedimentos administrativos do Registro Acadêmico. As modelagens estão
sendo desenvolvidas pela líder de processos que foi capacitada na
segunda turma do treinamento em Gerenciamento de Processos em conjunto
com as especialistas do setor para a criação dos fluxogramas de
trabalho, primeiramente em seu estado atual (As Is) e num segundo
momento em conjunto com a equipe de trabalho e/ou convidados analisar
os fluxogramas, buscando otimizá-los ou ainda criar novas rotinas de
trabalho que os tornem mais dinâmicos (To Be) atendendo assim o
público em geral de forma cada vez mais satisfatória. Existem duas
frentes de trabalhos atuando na modelagem dos processos administrativos
no Campus Serra, uma no CEAD (Centro de Ensino a Distância) e outra no
CRA (Coordenadoria de Registros Acadêmicos) que estão cooperando de forma
efetiva na modelagem dos procedimentos administrativos e também
contribuindo para criação de um núcleo de trabalho de modelagem de
processos no campus, difundindo desta forma uma cultura de se pensar em
processos e não somente em sua execução.
27/11/2009 – Técnicas de Gerenciamento de Processos auxiliando na
definição das atividades inerentes as informações institucionais do Ifes.
A equipe de modelagem de processos em conjunto
com a Gerência Institucional está utilizando técnicas de Gerenciamento
de Processos de Negócios com
a finalidade de definir as atribuições dos responsáveis pelas
informações institucionais tanto da reitoria como
dos campi. Serão realizadas reuniões com os envolvidos no campus Vitória
para uma ampla discussão e
posterior definição de suas principais atribuições, baseando-se no método
de construção da cadeia de valor de Porter
para simplificação dos trabalhos de registro das atividades.
A cadeia de valor indica uma série de atividades relacionadas e
desenvolvidas pelos setores da instituição a
fim de satisfazer as necessidades dos seus clientes internos e externos,
apresentando uma visão global dos processos. Utilizando a técnica
de Porter todos os procedimentos administrativos que deverão ser
executados pelos responsáveis sobre as informações institucionais devem ser divididos e subdivididos em blocos de
atividades inter-relacionadas, utilizando-se
como material post it e fixando-os em uma folha em forma de
organograma para registro e posterior
digitalização e validação.
09/11/2009 – Realizado o treinamento da 2º turma em Gerenciamento de
Processos.
Foi realizado nos dias 21, 22 e 23 de outubro
no campus de Serra o treinamento da 2º turma em Gerenciamento de
Processos. O objetivo deste treinamento foi capacitar um número maior de
servidores a desenvolverem os trabalhos de modelagem das atividades
administrativas do Ifes. Esta capacitação serviu também para difundir
uma cultura de registro padronizado dos procedimentos administrativos da
instituição, tendo por fim principal sua otimização e esclarecimento a
todos os participantes da grande importância em se pensar em processos
administrativos no atual contexto de desenvolvimento das formas de
prestação de serviços públicos.
08/10/2009 - Cadeia de
Valor do Gabinete Médico sendo documentada.
A equipe de Gerenciamento de
Processos dando continuidade aos trabalhos de mapeamento dos
procedimentos administrativos do Ifes, está realizando o registro da
cadeia de valor do gabinete médico. Os registros estão sob coordenação
da médica responsável que com apoio de colaboradores da área estão
relatando o conjunto de atividades exercidas pelo gabinete que tem como
objetivo principal zelar pela saúde e bem estar dos servidores e alunos.
22/09/2009 –
Documentação dos processos de compras já disponíveis para consulta.
Toda documentação dos processos
de compras modelados e otimizados pela equipe de BPM e colaboradores já
encontram-se disponíveis para consulta em nosso site. A documentação dos
processo tem como objetivos básicos evidenciar a conformidade que é
comprovar que o que foi planejado está realmente sendo realizado,
compartilhar conhecimentos que consiste em preservar e disseminar as
experiências da instituição, colocando esse conhecimento à disposição de
um maior número de pessoas e principalmente buscar novas formas de
contribuir para uma melhor qualidade do serviço prestado.
31/08/2009 –
Modelagem dos processos de RH do Ifes em fase de conclusão.
A equipe de BPM encarregada da
modelagem dos processos de RH esteve reunida nos dias 20 e 21 de agosto,
debatendo e modelando diversos procedimentos administrativos
considerados importantes e que servirão de ponto inicial para um futuro
projeto de reestruturação do setor.
Ao todo foram modelados sete processos que ainda serão submetidos a uma
revisão, buscando incongruências e possíveis otimizações que levarão
agilidade e transparência nas atividades administrativas do RH.
21/08/09 -
Equipe de Compras na reta final das atividades de
otimização e documentação de seus processos.
A equipe de compras realizou no
último dia 20/08 sua penúltima reunião para as atividades de otimização
e documentação de seus procedimentos. Foram otimizados e documentados ao
todo sete processos, que contou com a participação efetiva de
representantes dos campus de Vitória, Cachoeiro, Serra e Alegre.
A última reunião está programada para ser realizada nos próximos dias e
servirá para revisar os processos otimizados e toda documentação
pertinente, finalizando assim todos os trabalhos desta segunda fase.
17/08/09 - A Equipe de
BPM realizou atividades de registro da cadeia de valor e modelagem de
processos da Coordenadoria de Registros Acadêmicos – CRA.
A Equipe de Gerenciamento de
Processo do Ifes realizou no dia 17/08 em conjunto com representantes da
Coordenadoria de Registros Acadêmicos – CRA, um levantamento das
atividades desenvolvidas no setor, com o objetivo de mapear os processos
críticos para modelagem e posterior otimização.
16/07/09 - Processos
de Compras sendo documentados e otimizados pela equipe de BPM e
colaboradores.
Estão acontecendo reuniões
semanais no campus Vitória, com o objetivo de documentar todos os
processos de compras, modelados e homologados pela equipe de BPM e
colaboradores. Em conjunto com as atividades de documentação, estão
sendo realizadas otimizações nos processos, que serão submetidas ao
termino para homologação e posterior apresentação ao Colégio de
Dirigentes.
10/07/09 - Início dos Procedimentos de Documentação dos Processos de
Compras Homologados.
A equipe de compras iniciou os procedimentos para a documentação dos
processos homologados. A documentação consiste no detalhamento minucioso
das atividades modeladas, apresentando o registro de todas as etapas,
incluindo equipamentos, softwares, materiais de consumo, tempo de
execução, custos, legislação, papéis funcionais envolvidos e
competências requeridas para a realização dos processos.
03/07/09 - Homologação dos Processos de Compras Realizadas com
Sucesso.
A homologação dos processos de compras foi realizada em reunião no
campus Vitória com a participação dos especialistas em compras
convidados de todos os campus, onde analisaram, sugeriram alterações e
aprovaram todos os processos modelados pela equipe de BPM.
26/06/09 - Modelagem de Compras em
Discussão.
O
processo de compras já teve a sua modelagem de estado atual finalizada e
encontra-se no estado de homologação que deve estar concluída até o dia
03/07/2009
23/06/09 - Modelagem de Compras Sendo
Analisada por Compradores e Equipe.
A
equipe envolvida neste processo está realizando a homologação do
processo de compras com demais envolvidos no Ifes. A reunião de
homologação ficou para 03/07.
22/06/09 - Equipe do Ifes Visita
Escritório de Projetos do Governo do Estado do Rio de Janeiro.
Equipe formada por profissionais do Ifes visitou as instalações e equipe
do Escritório de Projetos do Governo do Estado do Rio de Janeiro. A
visita permitiu visualizar o sucesso da implantação de um Escritório de
Projetos voltado à iniciativas públicas.
09/06/09 - Modelagem de Processos a
Pleno Vapor.
As
modelagens de processos piloto estão ocorrendo a pleno vapor. Reuniões
estão sendo realizadas, revelando ações a serem tomadas e melhorias
identificadas.
29/05/09 - Realização da Reunião com
Equipe para Definir Processos a Modelar.
O
propósito básico é definir quais processos farão parte do piloto do
projeto de BPM.
25/05/09 - Palestra Técnica para a
Gerência.
Realizada com propósito de esclarecer os propósitos do projeto aos
gerentes, bem
como a consolidação dos resultados obtidos até o momento.
18/05/09 - Palestra Técnica para a
Reitoria e Diretoria de Campus.
Realizada com propósito de esclarecer os propósitos do projeto, bem
como a consolidação dos resultados obtidos até o momento.
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