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O Gerenciamento de Processos foi
dividido em quatro fases de trabalhos.
Primeira Fase: Mapeamento da Cadeia
de Valor.
Consiste básicamente no registro das atividades
relacionadas e desenvolvidas pela instituição a fim de satisfazer as
necessidades de seus clientes internos e externos.
Divisão da Equipe para os Trabalhos da
Primeira Fase - Mapeamento da Cadeia de Valor
Segunda Fase: Modelagem e Homologação dos
Processos.
Entende-se como modelagem a produção de fluxogramas das
atividades desenvolvidas pela instituição, conhecendo e registrando seu modo
de operação para uma posterior otimização dos processos em análise.
Divisão da Equipe para os Trabalhos da
Segunda Fase - Modelagem dos Processos
* Homologação dos Processos
A homologação é a fase final do processo de modelagem, onde especialistas no
tema pertencentes a instituição são convidados para analisarem todos os
processos de trabalho convertidos em fluxogramas, a fim de solicitarem
alterações em caso de não concordância, finalizando em aprovação ou não dos
processos modelados pela equipe de BPM.
* Especialistas no Tema
(Colaboradores): São servidores que fornecem conhecimento e Know How
sobre o tema, apresentam perspectiva do usuário final para o novo
sistema e processo, fornecem percepções de novas maneiras de atingir
eficiência e eficácia operacional. (Baldam, Gerenciamento de Processos de
Negócios, Érica 2007).
Relação de Especialistas no Tema (Colaboradores) do
Gerenciamento de Processos - Homologação dos Processos
Terceira Fase: Documentação e
Otimização dos Processos.
Documentação dos processos
A documentação consiste no detalhamento
minucioso das atividades modeladas, apresentando o registro de todas as
etapas, incluindo equipamentos, softwares, materiais de consumo, tempo de
execução, custos, legislação, papéis funcionais envolvidos e competências
requeridas para a realização dos processos.
Otimização e modelagem de estado futuro (To
Be)
Nesta fase pretende-se criar um ambiente de
discussão entre partes envolvidas de forma a melhorar o processo em questão,
inová-lo ou mesmo questionar se ele se faz necessário e se de fato agrega
valor a organização. (Baldam, Gerenciamento de Processos de Negócios, Érica
2007).
A otimização dos
processos estão sendo realizadas em concomitância com as atividades de
documentação pela equipe do BPM e colaboradores, que após
seu termino serão submetidas a uma nova homologação e apresentação no
Colégio de Dirigentes.
Quarta Fase: Implantação e
monitoramento dos processos otimizados (Processos Piloto)
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